Optimización de la gestión empresarial con ERP Odoo abierto y personalizado

Debido precisamente a la cantidad de clientes, proveedores, productos, facturas o albaranes (entre otras muchas cosas) que Grupo Selentia trata cada día, se precisa de un sistema de gestión que les ayude a registrar, organizar y centralizar todo ese volumen de información.

De forma más concreta, el proyecto de digitalización acometido aborda los siguientes objetivos y retos de mejora:

• Centralizar y organizar de forma eficiente la gestión empresarial de Selentia a nivel administrativo, financiero y comercial.
• Digitalizar los datos y la información asociada a cada una de las áreas empresariales centrales de la compañía para agilizar su procesado y tratamiento.
• Procedimentar el funcionamiento de la compañía a nivel global y estandarizar sus flujos de negocio elementales.
• Aportar un mayor nivel de control sobre aspectos logísticos y de inventariado de mercancía con el fin de facilitar las labores comerciales y de distribución.

Está claro: necesitáis un ERP

Como en cualquier proyecto de digitalización que se precie, todo parte de un análisis de procesos de la compañía, con el objetivo de conocer su modo de funcionamiento y ahondar así en sus necesidades y puntos débiles. Así y sólo así se llega a una digitalización eficaz y alineada a una estrategia de negocio.

¿Gestión de facturas? ¿Administración interna? ¿Clientes? ¿Proveedores? ¿Mucho papel? Bajo este escenario, la respuesta llega temprano: es necesario un ERP. Y no por tendencia o gusto. Un sistema ERP es generalmente un sistema central esencial para la gestión empresarial, en primer lugar porque su implantación impulsa y favorece la procedimentación del modo de funcionamiento de una compañía y, por ende, la agilización de sus flujos; y, en segundo lugar, porque supone un paso ideal para la digitalización de dichos flujos y de la información que generan, abriendo la puerta a una digitalización más amplia a medio y largo plazo.

Pero, ¿por qué Odoo?

Al abordar proyectos y problemas en los que creemos que la mejor solución pasa por implantar una plataforma base existente, en Sixphere apostamos en la media de lo posible por sistemas Open Source, no sólo por lo accesible de sus licencias, también porque suelen estar respaldados por una gran comunidad abierta y por las posibilidades de adaptación, personalización y extensión que ofrecen. Y si hablamos de ERP y Open Source, la conclusión es clara: Odoo.

Con la implantación de Odoo, por otro lado una de las herramientas de este tipo más utilizadas a nivel global, se obtiene desde el primer momento un sistema que cubre holgadamente las necesidades básicas de una empresa a nivel administrativo, financiero y comercial. Por si fuera poco, su orientación plenamente modular permite su adaptación a distintas realidades de negocio o bien a través de la instalación de componentes existentes, o bien a través del desarrollo personalizado y a medida.

¡Manos a la obra! El primer paso consistió, siempre tomando como referencia el análisis de procesos realizado, en implantar y adaptar Odoo a la realidad de Selentia a través de la instalación y configuración de módulos que cubriesen sus necesidades, relativas principalmente a core ERP pero también a CRM y logística. Como segundo paso, se llevaron a cabo los desarrollos a medida requeridos para ajustar aquellos puntos más propios y particulares de la realidad de la compañía y su negocio.

Formación, acompañamiento y ¡a la nube!

Una vez puesta a punto la plataforma, incluyendo la importación de datos maestros ya existentes en la organización y recogidos en hojas Excel, ¿por dónde empezar? «No dispongo de infraestructura IT, ¿qué podemos hacer?». La respuesta es Cloud. Sixphere despliegua y sirve de forma segura Odoo en la nube. De este modo, Selentia ya no tiene que preocuparse de servidores, infraestructura o disponibilidad del servicio.

Ahora sí, ha llegado la hora de explotar el sistema. Este tipo de cambios requieren un alto nivel de adaptación y asimilación que no siempre es sencillo superar. Para rebajar la curva de aprendizaje y dotar de «velocidad de crucero» a Selentia, se diseña y ejecuta un plan de formación y acompañamiento para facilitar dicho cambio y afinar al máximo el uso de la herramienta al día a día real de Selentia.

Optimización de la gestión empresarial con ERP personalizado

Actualmente, el sistema está implantado On Cloud con posibilidad de ampliación, se está usando de manera efectiva, y organiza toda la gestión de la empresa, principalmente en los departamentos de administración y ventas.

¿Qué se ha conseguido con todo ello?

• Mejorar sustancialmente la gestión y control de la administración interna financiera y comercial.
• Una procedimentación y posterior digitalización eficiente de los flujos empresariales centrales.
• La agilización de la operativa diaria en todos los ámbitos de la compañía.