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Caso de estudio / Planes con Duende

Odoo, HubSpot y software a medida para una digitalización integral

Planes con Duende es una agencia que diseña viajes personalizados y a medida, pensados y planificados para maximizar la experiencia de sus clientes. Lo que hace especial a Planes con Duende es que dicha experiencia comienza desde que un viajero contacta por primera vez con la agencia hasta que retorna de su viaje y empieza a soñar con el siguiente.

El (maravilloso) auge de los viajes y las perspectivas de un crecimiento cada vez mayor, plantean el reto de optimizar de forma integral los procesos de gestión de la agencia, pero no sólo con el objetivo de no perder ni un ápice del contacto, la cercanía y la artesanía viajera que ofrece, sino con la aspiración de potenciarlos hasta su máxima expresión.

En Planes con Duende somos especialistas en crear viajes a medida y experiencias personalizadas. Huimos de los viajes organizados y nos preocupamos de que cada uno de nuestros clientes viva un viaje único, que supere con creces sus expectativas.

Digitalización / PYME / Software
Planes con Duende, una agencia de viajes que diseña viajes personalizados y a medida, pensando en ti
El problema /

Dónde estamos y a qué lugar queremos llegar

Los primeros retos planteados son clave: conocer el modo de trabajo de la agencia, determinar qué objetivos de negocio se quieren alcanzar, identificar qué puntos son clave para atacarlos y, en última instancia, diseñar cómo hacerlo. Todo ello requiere un análisis concienzudo, más aún teniendo en cuenta las particularidades de una agencia de viajes como Planes con Duende, tanto desde un punto de vista administrativo y fiscal como desde un punto de vista filosófico.

Varios frentes abiertos

Más específicamente, se puede partir el problema de base en tres aspectos diferenciados que, en conjunto, conforman el ciclo completo del negocio: el flujo de captación, venta y seguimiento del cliente; el diseño y la planificación del viaje a medida; y la administración de compras, ventas, clientes, proveedores, etc. ¿Cómo abordar un proyecto de digitalización tan ambicioso y diverso que, además, potencie las virtudes de la agencia?

La solución /

Una serie de sesiones presenciales de análisis y diseño con el equipo de la agencia despejan la primera incógnita. En esta fase no debe importar el tiempo dedicado y sí la implicación de los participantes y la claridad de las conclusiones. ¿El resultado? Un plan de digitalización faseado, acotado, alcanzable y aceptado por el equipo. En cuanto a la tecnología, se apuesta por sistemas especializados en cada área pero plenamente integrados y sincronizados.

Las piezas centrales

Para la optimización del ciclo de captación, venta y seguimiento, se apuesta por HubSpot, una de las mejores y más extendidas (si no la mejor) herramienta CRM del mercado. ¿Por qué? Más allá de la más que probada potencia en la gestión de clientes y oportunidades, abre muchísimo campo a la explotación de marketing inbound y, sobre todo, aporta mecanismos de integración clave para el éxito del proyecto.

Para la potenciación de los aspectos de administración, se opta por otro «peso pesado», el ERP Odoo en su versión Community. Valor casi inmediato desde su implantación, funcionalidad nativa más que suficiente y, una vez más, mecanismos potentes de integración con herramientas terceras. Ya tenemos dos piezas del puzzle. ¿La tercera?

La magia de la integración

¿Qué hacer cuando hay un componente funcional del proyecto especializado y no cubierto de forma eficaz por sistemas terceros? Crearlo. Para cubrir el tercer pilar del proyecto, el diseño y la planificación de viajes, se desarrolla un sistema software central integrado de forma bidireccional con Odoo y HubSpot. Todo en su conjunto permite elaborar de forma interactiva y enriquecida un viaje para un cliente registrado en HubSpot y, en última instancia, automatizar la gestión de compras, ventas y facturación en Odoo a partir de él.

Las conclusiones /

Una de las lecciones aprendidas más destacadas del proyecto es la importancia de una buena fase previa de análisis. A medio y largo plazo, conocer los objetivos de negocio y diseñar la forma más eficaz de alinearlos con la tecnología, se revela como la clave del éxito.

Más eficiencia, más tiempo, más cercanía

Digitalizar el ciclo de vida de los viajeros y automatizar y agilizar su seguimiento y el de las propuestas asociadas, aporta no sólo eficiencia en el trabajo diario de la agencia, sino que permite llevar a cabo un enfoque aún más personal, profundo y preciso orientado al viajero, a sus gustos, a sus experiencias… En definitiva, más cercanía, más conocimiento y, en última instancia, más satisfacción.

Un paso adelante, el primero

Pero la cosa no queda aquí. Si de algo sirve este primer paso es para sentar las bases y abrir el campo a ideas más ambiciosas e ilusionantes. Con la digitalización de los aspectos descritos y el ecosistema tecnológica implementado, la potenciación de la experiencia viajera con Planes con Duende parece no tener límite. Continuará…

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