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Optimización de la gestión administrativa, comercial y financiera empresarial con ERP abierto y personalizado

Optimización de la gestión administrativa, comercial y financiera empresarial con ERP abierto y personalizado

Optimización de la gestión administrativa, comercial y financiera empresarial con ERP abierto y personalizado

CASO DE ESTUDIO | LIGHT UP YOUR BUSINESS

Optimización de la gestión administrativa, comercial y financiera empresarial con ERP abierto y personalizado

El crecimiento de una empresa exige orden, eficiencia y centralización en sus procesos internos de administración y gestión. ¿Por dónde empezar? La implantación de un ERP profesional puede ser un punto de partida idóneo para acometer una digitalización óptima abierta al futuro.

Digitalización | Software

#CRM #ERP #Odoo

punto de partida

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Optimización de la gestión empresarial con ERP personalizado

Grupo Selentia es un grupo empresarial de ámbito nacional dedicado a la distribución de productos y a la prestación de servicios asociados al sector alimentario. Su negocio está altamente diversificado, lo que deriva directamente en la necesidad de gestionar un alto número tanto de clientes como de proveedores.

Debido precisamente a la cantidad de clientes, proveedores, productos, facturas o albaranes (entre otras muchas cosas) que trataban cada día, precisaban de un sistema de gestión que les ayudase a registrar, organizar y centralizar toda esa información.

Y en este punto, decidieron dar un paso hacia la digitalización y contactar con Sixphere. ¿El objetivo? Diseñar e implantar una solución que sistematizara la gestión administrativa, financiera y comercial de Selentia, olvidando la manipulación masiva de papel y sus consecuentes problemas.

retos & objetivos

¿Aplica a tus procesos?
  • Centralizar y organizar de forma eficiente la gestión empresarial de Selentia a nivel administrativo, financiero y comercial.
  • Digitalizar los datos y la información asociada a cada una de las áreas empresariales centrales de la compañía para agilizar su procesado y tratamiento.
  • Procedimentar el funcionamiento de la compañía a nivel global y estandarizar sus flujos de negocio elementales.
  • Aportar un mayor nivel de control sobre aspectos logísticos y de inventariado de mercancía con el fin de facilitar las labores comerciales y de distribución.

estrategia & solución aplicadas

Implantación, configuración y personalización de ERP Open Source servido íntegramente On Cloud

Odoo ERP Open Source

Está claro: necesitáis un ERP

Como en cualquier proyecto de digitalización que se precie, todo parte de un análisis de procesos de la compañía, con el objetivo de conocer su modo de funcionamiento y ahondar así en sus necesidades y puntos débiles. Así y sólo así se llega a una digitalización eficaz y alineada a una estrategia de negocio.

¿Gestión de facturas? ¿Administración interna? ¿Clientes? ¿Proveedores? ¿Mucho papel? Bajo este escenario, la respuesta llega temprano: es necesario un ERP. Y no por tendencia o gusto. Un sistema ERP es generalmente un sistema central esencial para la gestión empresarial, en primer lugar porque su implantación impulsa y favorece la procedimentación del modo de funcionamiento de una compañía y, por ende, la agilización de sus flujos; y, en segundo lugar, porque supone un paso ideal para la digitalización de dichos flujos y de la información que generan, abriendo la puerta a una digitalización más amplia a medio y largo plazo.

Pero, ¿por qué Odoo?

Al abordar proyectos y problemas en los que creemos que la mejor solución pasa por implantar una plataforma base existente, en Sixphere apostamos en la media de lo posible por sistemas Open Source, no sólo por lo accesible de sus licencias, también porque suelen estar respaldados por una gran comunidad abierta y por las posibilidades de adaptación, personalización y extensión que ofrecen. Y si hablamos de ERP y Open Source, la conclusión es clara: Odoo.

Con la implantación de Odoo, por otro lado una de las herramientas de este tipo más utilizadas a nivel global, se obtiene desde el primer momento un sistema que cubre holgadamente las necesidades básicas de una empresa a nivel administrativo, financiero y comercial. Por si fuera poco, su orientación plenamente modular permite su adaptación a distintas realidades de negocio o bien a través de la instalación de componentes existentes, o bien a través del desarrollo personalizado y a medida.

¡Manos a la obra! El primer paso consistió, siempre tomando como referencia el análisis de procesos realizado, en implantar y adaptar Odoo a la realidad de Selentia a través de la instalación y configuración de módulos que cubriesen sus necesidades, relativas principalmente a core ERP pero también a CRM y logística. Como segundo paso, se llevaron a cabo los desarrollos a medida requeridos para ajustar aquellos puntos más propios y particulares de la realidad de la compañía y su negocio. 

Formación, acompañamiento y ¡a la nube!

Una vez puesta a punto la plataforma, incluyendo la importación de datos maestros ya existentes en la organización y recogidos en hojas Excel, ¿por dónde empezar? «No dispongo de infraestructura IT, ¿qué podemos hacer?». La respuesta es Cloud. Sixphere despliegua y sirve de forma segura Odoo en la nube. De este modo, Selentia ya no tiene que preocuparse de servidores, infraestructura o disponibilidad del servicio.

Ahora sí, ha llegado la hora de explotar el sistema. Este tipo de cambios requieren un alto nivel de adaptación y asimilación que no siempre es sencillo superar. Para rebajar la curva de aprendizaje y dotar de «velocidad de crucero» a Selentia, se diseña y ejecuta un plan de formación y acompañamiento para facilitar dicho cambio y afinar al máximo el uso de la herramienta al día a día real de Selentia.

ERP Odoo de Selentia On Cloud

Valor añadido

¿Necesitas resultados?

Optimización de la gestión empresarial con ERP personalizado

Actualmente, el sistema está implantado On Cloud con posibilidad de ampliación, se está usando de manera efectiva, y organiza toda la gestión de la empresa, principalmente en los departamentos de administración y ventas.

«Una herramienta más que competente para realizar cualquier operativa de la actividad comercial de mi empresa desde todos los departamentos que intervienen»
Antonio Sánchez

Director, Grupo Selentia

Gestión
y control de la administración interna financiera y comercial
Procedimentación
y digitalización de los flujos empresariales centrales
Agilización
de la operativa diaria en todos los ámbitos de la compañía

Digitalización eficiente para el impulso de tu negocio

Si tienes alguna duda, quieres saber más sobre Sixphere, te gustaría concertar una reunión con el equipo o deseas que te realicemos alguna demo de nuestros proyectos y resultados, ni te lo pienses. Contacta con nosotros y te ayudaremos.

Digitalización de procesos Lean y 5S para la mejora continua y el aseguramiento de la calidad

Digitalización de procesos Lean y 5S para la mejora continua y el aseguramiento de la calidad

Digitalización de procesos Lean y 5S para la mejora continua y el aseguramiento de la calidad

CASO DE ESTUDIO | LIGHT UP YOUR BUSINESS

Digitalización de procesos Lean y 5S para la mejora continua y el aseguramiento de la calidad

Un ejemplo de digitalización inteligente: estrategia, modelo de agilidad, tecnología y resultados. Digitalización de procesos Lean y 5S para la mejora continua y el aseguramiento de los procesos internos de calidad.

Agile | Digitalización | Software

#Gamificación #Laravel #Lean Manufacturing

punto de partida

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Digitalización Lean y 5S para el aseguramiento de la calidad

Acesur es una de las compañías líder en el sector agroalimentario. No en vano, su recorrido y experiencia la han afianzado como el grupo nacional líder en el sector del aceite de oliva y girasol en España, con exportaciones a cerca de un centenar de países de todo el mundo.

Como parte de la excelencia «marca de la casa», ya habían comenzado la implantación de procesos basados en Lean Manufacturing y 5S. No obstante, no disponían de una solución que les permitiese ejecutarlos de manera efectiva y ágil, realizándose todo a mano, a través de hojas Excel descentralizadas y con baja implicación de los actores principales.

Y es aquí donde entró en juego la digitalización inteligente como medio para poner a disposición de la compañía herramientas usables que facilitasen la gestión de sus auditorías y del ciclo de vida de las actividades de mejora continua diseñadas.

retos & objetivos

¿Aplica a tus procesos?
  • Digitalizar el proceso de gestión de auditorías de calidad en planta mediante el uso de 5S.
  • Digitalizar el registro de evidencias gráficas y el ciclo de vida de no conformidades y tareas de mejora.
  • Gamificar el proceso para incrementar la implicación de los actores principales del proceso.
  • Disponer de información digital centralizada sobre auditorías y resultados en tiempo real.
  • Obtener informes de evolución segmentados sobre aspectos de calidad para la toma de decisiones.
«Las exigencias de calidad de nuestro proceso productivo son muy altas, con revisiones horarias de todo el proceso, por lo que disponer de un sistema ágil que permita controlar cada punto del proceso, y dar la posibilidad de detectar cualquier mejora, es crucial.»
Mercedes Mendoza

Directora de factoría Dos Hermanas, Acesur

estrategia & solución aplicadas

Desarrollo a medida de una aplicación web gamificada,
orientada a movilidad, usable, visual y ligera

Agilidad, iteración y tecnología. Tres semanas, una entrega

Para alcanzar los objetivos marcados, se adopta desde el principio un modelo de agilidad iterativo que tiene como principales objetivos:

  • Estandarizar un método de trabajo corporativo basado en la asunción de requisitos funcionales y en la aportación de valor progresiva.
  • Obtener resultados en cortos períodos de tiempo para la evaluación temprana de los objetivos marcados e implementados.
  • Disponer de herramientas que faciliten el trabajo diario e incentiven la implicación de todos los interesados a través de su validación continua.

Mediante la aplicación de dichos principios operativos y objetivos, se desarrolla e implanta de forma iterativa un sistema software a medida que permite al usuario final planificar y ejecutar auditorías de forma digital y presencial, definir tipos personalizados, registrar no conformidades con evidencias gráficas asociadas, y gestionar vía Kanban el ciclo de vida de las tareas de mejora continua, incluyendo su ejecución, seguimiento y cumplimiento.

Más allá, se implementan aspectos de gamificación y reportes en tiempo real sobre el estado de los procesos de calidad y del cumplimiento de las tareas definidas.

Valor añadido

¿Necesitas resultados?

Digitalización Lean y 5S para el aseguramiento de la calidad

El uso de esta solución no solo se ha consolidado en el ámbito de la calidad, sino que está siendo determinante en la gestión de la seguridad en planta, ayudando a controlar la aplicación de las medidas necesarias en este ámbito que, al igual que ocurre con la calidad, requiere del cumplimiento de estándares muy exigentes.

Digitalización eficiente para el impulso de tu negocio

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Optimización de flujos empresariales y organizativos a través de gestión documental avanzada

Optimización de flujos empresariales y organizativos a través de gestión documental avanzada

Optimización de flujos empresariales y organizativos a través de gestión documental avanzada

CASO DE ESTUDIO | LIGHT UP YOUR BUSINESS

Optimización de flujos empresariales y organizativos a través de gestión documental avanzada

¿Gestionas y revisas una gran cantidad de documentación? ¿Requieres su control de versiones? ¿Necesitas agilizar su acceso? Organiza y mejora tus procedimientos mediante la digitalización de tus flujos de negocio documentales.

Digitalización | Gestión Empresarial

#Alfresco #CMS #Gestión documental

punto de partida

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Optimización de flujos empresariales vía gestión documental

Alestis es una compañía líder en ingeniería y tecnologías de fabricación y montaje de aeroestructuras, y uno de los tres TIER 1 que operan en España, con presencia internacional y grandes proyectos innovadores. Participa en los programas más relevantes de los mayores fabricantes del sector como son Airbus, Boeing o Embraer, y cuenta con cinco plantas de producción en España y otra en Brasil.

En este contexto, es fácil adivinar que en su día a día son muchas las gestiones empresariales que tienen que llevar a cabo. Manejan un gran volumen de documentos inicialmente no digitalizados y de difícil o poco ágil acceso a nivel transversal.

Ante este escenario, el departamento de producción era el peor parado, pues dichos documentos no estaban en formato digital, el proceso para ver, obtener o compartir cualquier información relacionada estaba poco automatizado, y los flujos de validación, versionado y firma eran lentos y tediosos.

retos & objetivos

¿Aplica a tus procesos?
  • Centralizar el almacenamiento, la organización y el acceso a la documentación administrativa y de fabricación.
  • Digitalizar y agilizar los flujos de versionado, validación y firma de documentos.
  • Establecer interfaces digitales de comunicación para la compartición de documentos con otros sistemas en tiempo real.
  • Proporcionar una interfaz de compartición de documentos digital y segura con proveedores y clientes.

estrategia & solución aplicadas

Implantación y configuración de un sistema CMS,
y desarrollo de flujos documentales personalizados

Análisis de situación

Como en cualquier proyecto de estas características, el primer paso consistió en analizar los flujos documentales que gestiona la organización, su modo de administración actual, y sus requerimientos a nivel de acceso y compartición. En definitiva, fue necesario conocer en profundidad cómo funciona la empresa a nivel documental y las peculiaridades de sus procesos.

Fue especialmente importante estudiar la naturaleza de cada uno de los documentos que manejan: a qué área pertenecen o están destinados, cómo se clasifican, qué flujos aplican sobre ellos, etc. En definitiva, el primer paso y resultado fue modelar los documentos y tipos de documento existentes y formalizar sus flujos de gestión a nivel de revisión, validación, firma y versionado.

La hora de la tecnología: Alfresco CMS

Una vez definidos los modelos documentales y los flujos empresariales asociados, llega el momento de digitalizarlos, agilizarlos y optimizarlos a través de tecnología. Para ello, se apostó por la implantación y configuración de Alfresco, una solución beneficiosa para toda empresa tanto por su sencillez de manejo como por su potencia de desarrollo e integración.

Alfresco es una aplicación Open Source para la gestión de contenido empresarial que permite almacenar información estructurada en múltiples formatos. Es capaz además de gestionar el ciclo de vida de esos contenidos (comparte, versiona…), permite la localización y la búsqueda rápida y efectiva de documentos, y aporta un control total sobre el acceso, la seguridad y la alteración de documentos.

Sobre la base de dicha plataforma, se modelaron e implementaron los tipos de documento analizados, así como los flujos de gestión personalizados y requeridos para su revisión y firma. Más allá, se llevó a cabo un primer proceso de migración a modo de transición entre «lo antiguo» y «lo nuevo».

Integración: ¿por qué parar aquí?

Alfresco pone a disposición una interfaz web para gestionar el contenido empresarial, pero también proporciona otras vías de acceso gracias a las interfaces CIFS/SMB, FTP y WebDAV, que permiten realizar búsquedas concretas y precisas, reduciendo el tiempo que tardan los empleados en encontrar la documentación que necesitan.

Y ello sin duda abrió la puerta a otras mejoras transversales en la organización. Una de ellas fue la conexión de dicho sistema con la gestión paperless de la producción en planta. Ya no es necesario imprimir constantemente enormes manuales y planos. El usuario final puede consultar en tiempo real toda la documentación de fabricación actualizada a un click y de forma plenamente digital.

Gestor documental Alfresco

Valor añadido

¿Necesitas resultados?

Optimización de flujos empresariales vía gestión documental

Con la solución implantada, más el mantenimiento continuo posterior, no sólo se alcanzan los retos y objetivos planteados, sino que se abre la puerta a mejoras futuras relativas a la integración con otros ámbitos de la organización.

Mejora de procesos
de organización, revisión, validación y firmado de documentos
Compartición y acceso
ágil, transversal y seguro, incluyendo proveedores y clientes
Integración
en tiempo real con sistemas de gestión de la producción y fabricación

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Incremento de eficiencia y reducción de costes en procesos de fabricación mediante digitalización Paperless

Incremento de eficiencia y reducción de costes en procesos de fabricación mediante digitalización Paperless

Incremento de eficiencia y reducción de costes en procesos de fabricación mediante digitalización Paperless

CASO DE ESTUDIO | LIGHT UP YOUR BUSINESS

Incremento de eficiencia y reducción de costes en procesos de fabricación mediante digitalización Paperless

La aplicación de soluciones digitales paperless impulsan el incremento de la eficiencia y la reducción de costes, impactando positivamente en la productividad del proceso de fabricación y en la mejora de su calidad y de sus procesos de control.

Digitalización | Industria 4.0 | Software

#IoT #Laravel #Paperless

punto de partida

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Eficiencia y reducción de costes con digitalización Paperless

El proceso de fabricación industrial y, más concretamente, los requerimientos fijados por las agencias de calidad y certificadoras, obligan a un registro documental sellado y firmado que evidencie la realización de cada operación y certifique las condiciones bajo las que se realizó.

El volumen de papel a gestionar generado en dicho proceso es monstruoso, lo que deriva en elevados gastos burocráticos, en costes de gestión, en pérdidas de calidad y trazabilidad, y en un derroche de tiempo productivo que, a cambio, se destina únicamente a satisfacer dichas normas.

Pero el problema no es sólo la documentación que hay que generar, sino también la que hay que consultar. ¿Cuánto tiempo destina cada persona en buscar la norma aplicable a un determinado plano o tarea? ¿Qué riesgos existen de que la versión de la norma o documento consultado sea la correcta?

retos & objetivos

¿Aplica a tus procesos?
  • Ahorrar costes de gestión y calidad a la hora de almacenar, tratar, analizar y reportar la documentación generada durante la fabricación.
  • Obtener la información de fabricación en estricto tiempo real.
  • Reducir el tiempo destinado a la cumplimentación de documentación.
  • Disminuir lo máximo posible la posibilidad de error a la hora de cumplimentar y consultar documentación de fabricación.

estrategia & solución aplicadas

Paperless integrado con el control de la producción en tres pasos

Sistema paperless core

Desarrollo de un sistema software que permite, por un lado, la definición digital, asistida y personalizada de todos los tipos de documentos (y sus versiones) que es requerido generar durante el proceso de fabricación, disponiendo para ello de múltiples tipos de campos; y, por otro lado, determinar sobre qué operaciones aplica cada uno de los documentos diseñados en cuestión.

Si cada vez que se cierra una operación de tipo «Taladrado», se debe indicar en un documento qué tipo de broca y qué lote de sellante se ha usado, el responsable de producción puede generar dicho documento digitalmente y asignarlo al tipo de operación «Taladrado».

Integración con el sistema documental

Si además se dispone (como es el caso) de un gestor documental que almacena todos los documentos de fabricación, planos, normas, manuales, etc. vigentes, el sistema paperless se integra con éste, aportando en tiempo real al usuario final y de forma digital toda la documentación, en su versión correspondiente, que aplica a una determinada orden de trabajo u operación.

Gestión de la producción

Los dos pasos anteriores se incorporan por último en el sistema de gestión de la producción orientado al usuario final. Cada vez que un/a operario/a, a través de una pantalla táctil, ejecuta o finaliza una operación, el sistema le solicita que cumplimente la documentación requerida de forma automática, mostrándole el formulario a tal efecto.

El sistema registra asimismo de forma autónoma y unívoca la persona que selló la operación y registró el documento (bajo clave secreta), la fecha y la hora exacta, e incluso las condiciones de temperatura y humedad de la planta en ese preciso instante.

Valor añadido

¿Necesitas resultados?

Eficiencia y reducción de costes con digitalización Paperless

Con la solución implantada, se alcanzan los retos y objetivos planteados, mejorando aspectos clave del proceso productivo y transversales a la propia gestión de la producción. 

segundos

dedicados a la consolidación de documentación y trazabilidad

%

de reducción

del tiempo dedicado al registro de documentos de fabricación

minutos

dedicados al sellado personal de operaciones

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