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Power BI y conectores personalizados con puertas de enlace

¿Has creado un informe en Power BI Desktop y, al publicarlo, no funciona? ¿Utilizas conectores personalizados para extraer tus datos? ¿Quieres actualizar tus conjuntos de datos en Power BI Cloud y saltan errores por doquier? Para todo hay una solución y, en este caso, se llama puerta de enlace. Veamos en qué consiste.
Analítica | Datos | Power BI

En este mismo blog, tiempo atrás, ya hablamos de los conectores personalizados de Power BI y su utilidad a la hora de extraer datos de sistemas a medida propios o de terceros. Si bien Power BI proporciona una cantidad enorme de conectores de forma nativa, no siempre son suficientes y/o no en todas las ocasiones se ajusta a nuestras necesidades específicas.

Es una situación empresarial típica disponer de un ERP para la gestión y administración interna y necesitar extraer sus datos para la elaboración de cuadros de mando, informes y analíticas avanzadas. Con un conector nativo o a medida, puede ser suficiente. Pero, ¿qué hacer si la situación es algo más «compleja»? La respuesta puede estar en las puertas de enlace.

Pero antes… ¿por qué puedo necesitarlas?

Imaginemos un escenario tan simple (y común) como el siguiente:

  1. Como director de operaciones, necesito generar y mantener un cuadro de mando que consolide datos de distintas fuentes.
  2. Esas fuentes son remotas (por ejemplo nuestro ERP corporativo), pero también locales, almacenadas en mi propio PC (tales como hojas Excels y ficheros de distinta naturaleza).
  3. Quiero actualizar de forma automática y periódica el cuadro de mando de modo que se mantenga al día con los últimos datos.
  4. Por último, necesito utilizar la plataforma Power BI Cloud para compartir el informe con los agentes interesados.

Tal y como puede apreciarse, este escenario plantea varios problemas que requieren una estrategia. Porque efectivamente la misma concepción de un cuadro de mando debe suponer un proyecto en sí mismo, por pequeño que pueda parecer. Y la resolución de dicha estrategia requiere asimismo, y por supuesto, herramientas tecnológicas de distinta índole.

Más concretamente, es evidente que necesitaremos soluciones a tres retos concretos: la conexión al ERP para la extracción de sus datos; la conexión a nuestras hojas Excel; y, por último, la compartición del informe. Este último escollo puede resultar a priori trivial, pero quizás sea el más «especial»…

Conectores personalizados, datos remotos y datos locales

Una de las enormes ventajas del uso de Power BI para la construcción de analítica empresarial, es su capacidad para conectar e integrar de forma nativa y centralizada datos provenientes de fuentes muy diversas y de muy distinta naturaleza. Para ello, pone a disposición del usuario una cantidad importante de conectores nativos. Es el caso de la conexión a hojas Excel locales para la extracción y el tratamiento de los datos que contiene. En pocos clics, dispondremos de ellos para empezar a trabajarlos en nuestro cuadro de mando. Un problema resuelto.

¿Qué ocurre con la conexión a datos remotos? Si nuestro ERP, como por fortuna suele ser frecuente en estos tiempos, dispone de un API REST funcional, la solución es casi tan directa como en el caso anterior: Power BI aporta los mecanismos necesarios para consumir dichas APIs. Ok, pero… ¿y si no dispone de ella, o su consumo no es tan obvio? Como para todo hay solución, Power BI dispone la posibilidad de desarrollar conectores personalizados que permiten al programador conectar casi de forma ilimitada con fuentes de datos remotas. Otro problema salvado.

Funcionamiento de la puerta de enlace. Diagrama tomado de docs.microsoft.com

Llega la publicación y…

Llegados a este punto, hemos extraído datos de nuestro ERP a través de un conector personalizado (o a través de un conector nativo vía API REST), hemos extraído datos de nuestras hojas Excel, y hemos diseñado y construido un maravilloso cuadro de mando profesional con todo ello. Es la hora de compartirlo On Cloud con nuestros compañeros y triunfar…

Como no podía ser de otra forma, Power BI permite llevar a cabo la publicación de un informe en poco más de tres clics. Pero una vez publicado, ¿qué puede ocurrir al consultarlo en la plataforma Power BI Cloud y tratar de actualizar los datos? Que, efectivamente, no es posible hacerlo. ¿Por qué? La razón no es de extrañar, y puede deberse a uno o varios motivos:

  1. Si hemos utilizado un conector personalizado para la conexión a nuestro ERP, ten en cuenta que dicho conector está instalado en el PC. ¿Cómo entonces puede Power BI Cloud ejecutarlo? No tiene acceso a él, para él es un agente desconocido…
  2. Además, para la construcción de nuestro cuadro de mando, hemos utilizado información de hojas Excel que también se encuentran en nuestro PC. ¿Cómo iba entonces Power BI Cloud a acceder a ellas para actualizar el cuadro de mando? No sabe dónde están…

La primera respuesta a este problema podría ser desplazar todos nuestros datos a un lugar online accesible desde fuera de nuestro PC, o tratar de cambiar incluso la forma de compartir nuestro informe (¿en PDF? ¿a través del fichero Power BI?). Pero, ¿por qué renunciar a la potencia de Power BI por un simple escollo? Hay una última esperanza: las puertas de enlace.

Puerta de enlace, la solución a medida

Tal y como se puede apreciar en el diagrama anterior, la puerta de enlace es un mecanismo aportado por Power BI que permite a su Cloud acceder a nuestros recursos (por supuesto de forma segura) a través de un «pasadizo» a medida. Dicho de otra forma, permite a Power BI conectar con todas las fuentes de datos que utilizamos de forma local para actualizar y reconstruir en la nube nuestros informes y cuadros de mando y, finalmente, poder compartirlos.

La puerta de enlace es una aplicación de escritorio descargable desde el sitio oficial de Power BI. Tras ser instalada y configurada, se encarga de detectar los conectores personalizados instalados en nuestro PC y, a través de nuestra cuenta de usuario Power BI, comunicar con el espacio Cloud de la plataforma. Una vez publicado nuestro informe o cuadro de mando, el propio Cloud detectará las puertas de enlace disponibles. Bastará con seleccionarla y asociarla a nuestro reporte para que Power BI puede finalmente operar con todos nuestros datos y actualizarlos de forma periódica, automática e ilimitada.

Tal y como hemos podido comprobar, la problemática y complejidad de la analítica empresarial no siempre se ciñe a lo puramente «científico». Para implementar soluciones profesionales y avanzadas en el ámbito de los datos, sea al nivel que sea (desde el uso de hojas Excel hasta la extracción de datos de sistemas remotos), es necesario plantear una estrategia, diseñar las soluciones a los retos derivados de esta, y buscar una combinación de herramientas tecnológicas que nos presten el soporte adecuado.

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