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Cómo gestionar tu tienda virtual, problemas y soluciones

Cada vez son más, y sobre todo en Europa, las tiendas virtuales construidas con herramientas tales como WooCommerce, PrestaShop, Magento o Shopify. Entre estas, la mayor cuota de mercado, alrededor de un 30% mundial, pertenece a WooCommerce. Con algunas diferencias, todas ellas proporcionan un sin fin de funcionalidades para poder manejar online todos los aspectos básicos sobre las ventas en un comercio a través de Internet.
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Con este tipo de herramientas puedes gestionar los datos de tus clientes, sus pedidos, el stock de productos, facturas, etc. Pero, ¿qué ocurre cuando el negocio escala? ¿Y si quieres vender en diferentes canales online o tiendas físicas?

A continuación intentamos resolver estos y otros problemas que surgen cuando tu negocio de venta online sube de nivel. Te ayudamos a descubrir cómo gestionar tu tienda virtual de forma eficiente.

Problema 1: la gestión del inventario

Las herramientas de tienda online nos proporcionan información básica sobre la cantidad que tenemos disponible de un determinado producto. Con la incorporación de algunos plugins adicionales se puede obtener información más detallada sobre todos los movimientos de un producto y en algunos casos se puede hacer una gestión más o menos completa de un inventario.

Sin embargo, cuando se gestionan variantes de un mismo producto, esto es muy habitual en tiendas de moda y prendas de vestir, la gestión del stock y sus movimientos se convierte en un auténtico infierno. Habitualmente se trata de conjuntos muy amplios de variantes de productos, listados muy largos que estas herramientas no están preparadas para gestionar.

El problema de la gestión del inventario se agrava aún más cuando vendemos a través de más de un canal, tienda física por ejemplo, o servimos los pedidos desde varios almacenes.

En este escenario surgen casos en los que, por ejemplo, no todas las unidades de una variante están disponibles en la tienda online, o de las que están disponibles, no todas ellas se sirven desde un mismo almacén. En este caso se hace imprescindible el uso de un sistema central que gestione todos los movimientos de cualquiera de los almacenes y tiendas de las que disponemos. Esta responsabilidad suele recaer sobre lo que se conoce como un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).Cómo gestionar tu tienda virtual. Problemas comunes a la hora de gestionar un negocio online

Un ERP es un sistema que nos ayuda a gestionar y trazar todos los procesos de un negocio, en especial aquellos relacionados con la producción, la distribución y la contabilidad. Existen multitud de ejemplos con diferentes funcionalidades y objetivos pero mencionamos aquí sólo los más importantes: SAP Hana, Microsoft Dynamics 365 y Odoo.

Sincronizar todos tus canales de venta, incluida tu tienda online, y todos tus almacenes con tu ERP te permitirá gestionar de manera centralizada todas las transacciones, manteniendo así el stock sincronizado en tiempo real y el acceso a la información del estado de un producto o variante independientemente del canal en el que se esté distribuyendo.

Problema 2: contabilidad y facturación

¿Cómo gestionar tu tienda virtual a nivel administrativo? Aunque todos las herramientas de tienda online mencionadas permiten la gestión de la facturación de los pedidos realizados online, incluso alguna de ellas permite una gestión avanzada de asignación y cálculo de impuestos, es más complicado encontrar soluciones a problemas de contabilidad más complejos, tales como: la gestión de diferentes diarios contables, la asignación de cuentas específicas a cada cliente, la asignación automática de posiciones fiscales dependiendo de reglas de localización o regímenes especiales, etc.

Considerando de nuevo el caso de la venta a través de diferentes canales, el problema de la facturación aumenta de complejidad y es necesario gestionar todo este proceso a través de un ERP. De esta forma se accede a la posibilidad de gestionar de manera profesional tanto la facturación como la contabilidad de los cobros.

Problema 3: proceso de fabricación

Cada vez se demandan más los productos personalizados por el cliente, que nos obliga a gestionar la fabricación y entrega del producto que nos solicita en tiempo real. En este caso, las herramientas de tienda online habituales no suelen ir más allá de permitir que el pedido se lleve a cabo y al cliente se le notificará sólo el envío del mismo.

Integrar tu tienda virtual con un ERP te permitirá sincronizar el proceso de venta con el de fabricación directamente, justo en el momento en el que el cliente realiza el pedido, se generan las diferentes órdenes de producción e incluso, se puede ir notificando en tiempo real al cliente sobre el estado del proceso.

Problema 4: gestión de tareas

El incremento en el número de ventas trae consigo un aumento en el número de recursos necesarios para gestionarlas, y de aquí surge la necesidad de gestionar las tareas que cada uno de ellos debe realizar.

La gestión de diferentes equipos de venta, gestión de cuentas de cliente, tareas de logística, procesos de calidad, atención al cliente, etc., son todas tareas que difícilmente se pueden gestionar haciendo uso sólo de las herramientas básicas de tiendas online.

También en este caso, la gestión de todos estos procesos, y su sincronización con la tienda online, se puede realizar a través de la implantación de un ERP. Por ejemplo:

  1. Un cliente de Barcelona realiza un pedido en la tienda online, lo que genera automáticamente un pedido en modo borrador en el ERP que se asigna al equipo de ventas de España norte para su validación.
  2. Un comercial valida el pedido y el sistema genera automáticamente la orden de expedición para el almacén ubicado en Barcelona y envía un correo electrónico al cliente con los detalles.
  3. La empresa de logística notifica la entrega y el sistema genera automáticamente el borrador de la factura y la asigna al equipo de contabilidad.
  4. Al mismo tiempo se genera una tarea programada para que dentro de un mes un comercial contacte con el cliente para llevar a cabo una campaña de postventa.
  5. El equipo de contabilidad valida la factura y se envía automáticamente al cliente.

Todos estos procesos son implementados en un ERP, y prestan una noción exacta de cómo gestionar tu tienda virtual de forma eficiente.

Problema 5: estado del negocio en su conjunto

La herramienta que gestiona tu tienda virtual sólo te permite ver la dimensión “ventas”, además sólo de las ventas realizadas en esa tienda virtual.

Sin embargo, para tener una visión clara del estado y el rendimiento de tu negocio, es necesario adquirir y combinar la información de todas las dimensiones del mismo. Un sistema ERP te permite gestionar la información de ventas y compras, otros ingresos y gastos, previsiones, presupuestos, caja, bancos, etc. De esta manera podrás con un solo clic saber el resultado de explotación de tu negocio.

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