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Optimización de flujos empresariales y organizativos a través de gestión documental avanzada

CASO DE ESTUDIO | LIGHT UP YOUR BUSINESS

Optimización de flujos empresariales y organizativos a través de gestión documental avanzada

¿Gestionas y revisas una gran cantidad de documentación? ¿Requieres su control de versiones? ¿Necesitas agilizar su acceso? Organiza y mejora tus procedimientos mediante la digitalización de tus flujos de negocio documentales.

Digitalización | Gestión Empresarial

#Alfresco #CMS #Gestión documental

punto de partida

¿Te sientes identificado?

Optimización de flujos empresariales vía gestión documental

Alestis es una compañía líder en ingeniería y tecnologías de fabricación y montaje de aeroestructuras, y uno de los tres TIER 1 que operan en España, con presencia internacional y grandes proyectos innovadores. Participa en los programas más relevantes de los mayores fabricantes del sector como son Airbus, Boeing o Embraer, y cuenta con cinco plantas de producción en España y otra en Brasil.

En este contexto, es fácil adivinar que en su día a día son muchas las gestiones empresariales que tienen que llevar a cabo. Manejan un gran volumen de documentos inicialmente no digitalizados y de difícil o poco ágil acceso a nivel transversal.

Ante este escenario, el departamento de producción era el peor parado, pues dichos documentos no estaban en formato digital, el proceso para ver, obtener o compartir cualquier información relacionada estaba poco automatizado, y los flujos de validación, versionado y firma eran lentos y tediosos.

retos & objetivos

¿Aplica a tus procesos?
  • Centralizar el almacenamiento, la organización y el acceso a la documentación administrativa y de fabricación.
  • Digitalizar y agilizar los flujos de versionado, validación y firma de documentos.
  • Establecer interfaces digitales de comunicación para la compartición de documentos con otros sistemas en tiempo real.
  • Proporcionar una interfaz de compartición de documentos digital y segura con proveedores y clientes.

estrategia & solución aplicadas

Implantación y configuración de un sistema CMS,
y desarrollo de flujos documentales personalizados

Análisis de situación

Como en cualquier proyecto de estas características, el primer paso consistió en analizar los flujos documentales que gestiona la organización, su modo de administración actual, y sus requerimientos a nivel de acceso y compartición. En definitiva, fue necesario conocer en profundidad cómo funciona la empresa a nivel documental y las peculiaridades de sus procesos.

Fue especialmente importante estudiar la naturaleza de cada uno de los documentos que manejan: a qué área pertenecen o están destinados, cómo se clasifican, qué flujos aplican sobre ellos, etc. En definitiva, el primer paso y resultado fue modelar los documentos y tipos de documento existentes y formalizar sus flujos de gestión a nivel de revisión, validación, firma y versionado.

La hora de la tecnología: Alfresco CMS

Una vez definidos los modelos documentales y los flujos empresariales asociados, llega el momento de digitalizarlos, agilizarlos y optimizarlos a través de tecnología. Para ello, se apostó por la implantación y configuración de Alfresco, una solución beneficiosa para toda empresa tanto por su sencillez de manejo como por su potencia de desarrollo e integración.

Alfresco es una aplicación Open Source para la gestión de contenido empresarial que permite almacenar información estructurada en múltiples formatos. Es capaz además de gestionar el ciclo de vida de esos contenidos (comparte, versiona…), permite la localización y la búsqueda rápida y efectiva de documentos, y aporta un control total sobre el acceso, la seguridad y la alteración de documentos.

Sobre la base de dicha plataforma, se modelaron e implementaron los tipos de documento analizados, así como los flujos de gestión personalizados y requeridos para su revisión y firma. Más allá, se llevó a cabo un primer proceso de migración a modo de transición entre «lo antiguo» y «lo nuevo».

Integración: ¿por qué parar aquí?

Alfresco pone a disposición una interfaz web para gestionar el contenido empresarial, pero también proporciona otras vías de acceso gracias a las interfaces CIFS/SMB, FTP y WebDAV, que permiten realizar búsquedas concretas y precisas, reduciendo el tiempo que tardan los empleados en encontrar la documentación que necesitan.

Y ello sin duda abrió la puerta a otras mejoras transversales en la organización. Una de ellas fue la conexión de dicho sistema con la gestión paperless de la producción en planta. Ya no es necesario imprimir constantemente enormes manuales y planos. El usuario final puede consultar en tiempo real toda la documentación de fabricación actualizada a un click y de forma plenamente digital.

Gestor documental Alfresco

Valor añadido

¿Necesitas resultados?

Optimización de flujos empresariales vía gestión documental

Con la solución implantada, más el mantenimiento continuo posterior, no sólo se alcanzan los retos y objetivos planteados, sino que se abre la puerta a mejoras futuras relativas a la integración con otros ámbitos de la organización.

Mejora de procesos
de organización, revisión, validación y firmado de documentos
Compartición y acceso
ágil, transversal y seguro, incluyendo proveedores y clientes
Integración
en tiempo real con sistemas de gestión de la producción y fabricación

Digitalización eficiente para el impulso de tu negocio

Si tienes alguna duda, quieres saber más sobre Sixphere, te gustaría concertar una reunión con el equipo o deseas que te realicemos alguna demo de nuestros proyectos y resultados, ni te lo pienses. Contacta con nosotros y te ayudaremos.

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