Gestión documental.

Alestis es una compañía líder en ingeniería y tecnologías de fabricación y montaje de aeroestructuras, y uno de los tres TIER 1 que operan en España, con presencia internacional y grandes proyectos innovadores. Participa en los programas más relevantes de los mayores fabricantes del sector como son Airbus, Boeing o Embraer, y cuenta con cinco plantas de producción en España y otra en Brasil.

En este contexto, es fácil adivinar que en su día a día son muchas las gestiones empresariales que tienen que llevar a cabo . Manejan un gran volumen de documentos inicialmente no digitalizados y de difícil o poco ágil acceso a nivel transversal.

Ante el escenario y los antecedentes descritos, el departamento de producción era quizás el peor parado, pues los documentos no estaban en formato digital, el proceso para ver, obtener o compartir cualquier información relacionada estaba poco automatizado, y los flujos de validación, versionado y firma eran lentos y tediosos. Teniendo en cuenta toda la problemática detectada, el proyecto diseñado se centra en dar respuesta a los siguientes retos y objetivos:

Centralizar el almacenamiento, la organización y el acceso a la documentación administrativa y de fabricación. Digitalizar y agilizar los flujos de versionado, validación y firma de documentos. Establecer interfaces digitales de comunicación para la compartición de documentos con otros sistemas en tiempo real. Proporcionar una interfaz de compartición de documentos digital y segura con proveedores y clientes.

Como en cualquier proyecto de estas características, el primer paso consistió en analizar los flujos documentales que gestiona la organización , su modo de administración actual, y sus requerimientos a nivel de acceso y compartición. Fue especialmente importante estudiar la naturaleza de cada uno de los documentos que manejan: a qué área pertenecen o están destinados, cómo se clasifican, qué flujos aplican sobre ellos, etc. En definitiva, el primer paso y resultado fue modelar los documentos y tipos de documento existentes y formalizar sus flujos de gestión a nivel de revisión, validación, firma y versionado.

La hora de la tecnología: Alfresco CMS . Una vez definidos los modelos documentales y los flujos empresariales asociados, llega el momento de digitalizarlos, agilizarlos y optimizarlos a través de tecnología. Para ello, se apostó por la implantación y configuración de Alfresco, una solución beneficiosa tanto por su sencillez de manejo como por su potencia de desarrollo e integración.

Integración: ¿por qué parar aquí? Alfresco pone a disposición una interfaz web para gestionar el contenido empresarial, pero también proporciona otras vías de acceso gracias a las interfaces CIFS/SMB, FTP y WebDAV, que permiten realizar búsquedas concretas y precisas, reduciendo el tiempo que tardan los empleados en encontrar la documentación que necesitan.

Y ello sin duda abrió la puerta a otras mejoras transversales en la organización. Una de ellas fue la conexión de dicho sistema con la gestión paperless de la producción en planta. Ya no es necesario imprimir constantemente enormes manuales y planos. El usuario final puede consultar en tiempo real toda la documentación de fabricación actualizada a un click y de forma plenamente digital.

Con la solución implantada, más el mantenimiento continuo posterior, no sólo se alcanzan los retos y objetivos planteados, sino que se abre la puerta a mejoras futuras relativas a la integración con otros ámbitos de la organización.

¿Qué se ha conseguido hasta la fecha?

Una mejora efectiva en los procesos de organización , revisión, validación y firmado de documentos. Un modo de compartición y acceso ágil, transversal y seguro , incluyendo proveedores y clientes. La integración en tiempo real con sistemas de gestión de la producción y fabricación.